Co to jest system zarządzania treścią (CMS)?

Bardziej niż jakikolwiek inny towar, nowoczesne przedsiębiorstwo jest napędzane informacjami.Początek mediów tworzonych elektronicznie przekształcił naszą gospodarkę w gospodarkę informacyjną, przy czym największe przedsiębiorstwa mają treść, w niektórych przypadkach, kilka terabajtów informacji.Jeśli dzisiejsza firma Fortune 500 miała wszystkie swoje informacje w formie drukowanej, zajęłaby armię urzędników plików, aby śledzić to wszystko.

Wiele organizacji ma zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne obecności internetowe, które mogą zawierać ogromne ilości regularnie aktualizowanych informacji.Zarządzanie treścią internetową jest ważnym podzbiorem zarządzania treścią i odnosi się do programów i sprzętu używanego do zarządzania tą treścią internetową.

Systemy zarządzania treścią są systemami elektronicznymi, które przyjmują dane i organizują je, dzięki czemu można je wyszukiwać, przeszukiwać iłatwo zaktualizowane i udostępnione w całej organizacji.Podstawowym składnikiem jest technologia bazy danych, chociaż CMS to coś więcej niż baza danych;Obejmuje wyrafinowaną technologię wyszukiwania i mechanizmy pamięci, które mogą obracać treść w różne typy magazynów opartych na sprzęcie (CD-ROM, taśma itp.), W zależności od tego, jak często jest dostępny.

CMS, ponieważ ma on na celu zarządzanie wszystkimi rodzajami informacji niezależnie od formatu, musi również oferować wysoki poziom interoperacyjności dokumentów.Oznacza to, że wszystkie dokumenty, w tym dokumenty edytora tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych, pliki .pdf i dowolny inny typ plików, muszą zostać zakwalifikowane i odniesione, aby podczas przeprowadzania wyszukiwania wszystkie odpowiednie informacje będą dostępne, niezależnie od tegopochodzenia lub formatu.System zarządzania musi również uwzględniać autoryzację i zapewnić obiekt, aby administrator mógł określić, który odbiorcy mogą uzyskać dostęp do której treści.Prawa dostępu do dokumentów powinny być możliwe do ustawiania na poziomie indywidualnego użytkownika.Inne ważne elementy systemu zarządzania treścią obejmują zdolność do automatycznego przechwytywania dużych ilości dokumentów, możliwość ponownego wykorzystania dokumentów i ponownego umieszczania ich w nowych dokumentach oraz możliwość tworzenia przepływu pracy odzwierciedlającego zależność jednego dokumentu od drugiego.Wreszcie wiele systemów zarządzania treścią obejmuje funkcje współpracy, które pozwalają wielu pracownikom w oddzielnych lokalizacjach na tworzenie lub edytowanie dokumentów oraz zarządzanie zmianami i poprawkami dokumentów.Wspólny aspekt CMS zapewni również, że każda informacja powiązana z konkretnym projektem jest synchronizowana i dystrybuowana w odpowiednim czasie do każdego członka zespołu projektowego.