Co to są dane księgowe?

Dane rachunkowości to zbiornik dokumentacji finansowej, która popiera oświadczenie rachunkowe.Ludzie używają takich danych do przygotowywania sprawozdań finansowych i deklaracji, a audytorzy mogą je przejrzeć, aby potwierdzić dokładność oświadczenia.Osoby sporne dotyczące swoich kont z bankiem lub firmą mogą również poprosić o dostarczenie danych księgowych w celu ustalenia, w jaki sposób firma doszła do danego wniosku lub salda.Informacje te podlegają wezwaniu do wezwania w przypadkach, w których ludzie podejrzewają, że wykroczenia prawne są odpowiedzialne za problemy z księgowością.

Niektóre firmy prowadzą elektroniczne dane rachunkowości.Personel w dziale rachunkowości wprowadza działalność finansową w systemie elektronicznym, a system może również napotkać automatyczne działalność.Na przykład, gdy ktoś przesunie kartę debetową w sklepie spożywczym, sygnał przejdzie do systemu rachunkowości banków, a automatyczna regulacja nastąpi w celu odzwierciedlenia zakupu.Dostępne mogą być kopie ciężkich do tworzenia kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej.

Inne dane księgowe są dostępne w formacie papierowym.Może to obejmować takie rzeczy, jak osobiste książeczki czekowe, wpływy i tak dalej.Firmy z dokumentacją papierową przechowują je w bezpiecznej lokalizacji, aby zapobiec stratom i mogą tworzyć kopie w celu uzyskania referencji i wygody, aby upewnić się, że będą miały dostęp do informacji, gdy będą potrzebować.Czasami można podjąć kroki w celu digitalizacji tych danych, aby uczynić ich wygodniejszym i łatwym dostępem, a niektóre stare rekordy mogą być przechowywane na mikrofilmie lub w innych formatach archiwalnych, ponieważ oryginalna dokumentacja nie jest już dostępna.

Prawo wymaga od ludziZachowaj dane księgowe przez określony okres, na przykład siedem lat.Po tym okresie ludzie mogą wybrać shred lub w inny sposób zniszczyć stare dokumentacje finansowe, chociaż wiele firm decyduje się ją zachować, ponieważ może to być cenne w przyszłości do badań, raportowania porównawczego i innych działań.Osoby takie jak audytorzy podatków i organy regulacyjne mogą poprosić o pełne dane księgowe, jeśli mają obawy dotyczące sprawozdań finansowych i chcą zweryfikować informacje dla siebie.

Podczas przeglądu danych rachunkowości ludzie zwracają szczególną uwagę na pozorne różnice lub mylące wpisy.Może to obejmować dowody brakujących informacji, dokumentację na papierze, która nie pasuje do oświadczeń oraz inne oznaki wykroczeń lub błędów.Gdy ktoś musi przejrzeć duże tomy danych księgowych, może być zaangażowany zespół ludzi, aby przejść przez materiał, a także dwukrotnie sprawdzanie pracy innych, aby upewnić się, że nic nie ucieknie z ich działań audytu.