Co robi asystent/recepcjonista biurowy?

Asystent/recepcjonistka biurowa jest zazwyczaj odpowiedzialna za obowiązki frontowe w firmie lub organizacji.Recepcjonistka zwykle kontroluje dostęp do biura, witając gości, powiadamiając pracowników o odwiedzających i współpracując z osobami dostawnymi i kontrahentami.Ponadto asystent biurowy może być odpowiedzialny za szereg zadań administracji biurowych, takich jak zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi, korespondencja i zamawianie materiałów biurowych.W zależności od wielkości organizacji i liczby jej pracowników, asystent/recepcjonista biurowy może również działać jako asystent osobisty lub administracyjny jednego lub więcej menedżerów lub menedżerów spółek.

Podczas gdy wiele biur polegało teraz na systemach poczty głosowej, aby odbierać telefony i prowadzić dzwoniących do odpowiedniego pracownika, wielu nadal zatrudnia asystenta/recepcjonistę biurowego do zarządzania systemem telefonicznym i rozmowy z dzwoniącymi, którzy mają trudności z jego używaniem.Recepcjonistowie wykonują również zadanie nadzorujące obszar recepcji, znany również jako poczekalnia lub pokój, do którego zwykle wchodzą goście.Tradycyjny asystent/recepcjonistka biurowa zazwyczaj bierze odpowiedzialność za upewnienie się, że odwiedzający zostaje ogłoszony osobom, które odwiedza lub, jeśli odwiedzający jest osobą dostawczą, recepcjonistka zwykle podpisuje pakiety i poinformuje odbiorców o swoichprzyjazd.Asystent/recepcjonistka biurowa może być również odpowiedzialna za informowanie klientów o usługach spółki, a także może planować spotkania między klientami i pracownikami.

Firmy ze stosunkowo niewielkim personelem wsparcia biurowego mogą wymagać od asystenta/recepcjonistów biurowego, aby przyjąć inne rolew firmie.W bardzo małej organizacji lub takiej o bardzo oszczędnym budżecie recepcjonistka może również służyć jako kierownik biura.Może być odpowiedzialny za zapewnienie dobrze funkcjonowania biura poprzez uzupełnienie dostaw i monitorowanie wydajności maszyn biurowych, takich jak kopiarki, faksy, a nawet komputery.Asystent/recepcjonistka biurowa z tymi obowiązkami zazwyczaj kontaktuje się i współpracuje z profesjonalistami naprawczymi, a także innymi kontrahentami, którzy mogą potrzebować wykonywać prace nad powierzchnią biurową lub budynkiem.Inne powszechne obowiązki obejmują planowanie wydarzeń, planowanie podróży, aw niektórych przypadkach zarządzanie ogólną komunikacją biurową, takie jak powiadomienia o wakacjach, wydarzenia specjalne i względy bezpieczeństwa.

Kwalifikacje, aby stać się asystentem biurowym, różnią się w zależności od umiejętności niezbędnych do założenia Apozycja w określonej firmie.W wielu przypadkach pracownicy biurowi mogą zdobyć swoje umiejętności w pracy lub ukończyć program szkolenia zawodowego, który zapewnia im podstawowe zrozumienie procedur administracji biurowej.Inne opcje obejmują uwzględnienie kontynuacji i edukacji dorosłych w różnych pakietach oprogramowania, pisanie biznesowe oraz komunikacja i protokół.