Co robi młodszy sekretarz?

Obowiązki zawodowe młodszego sekretarza mogą się różnić w zależności od firmy, dla której pracuje, a także liczba innych pracowników.Jest to praca administracyjna na poziomie podstawowym, jednak wiele osób jest w stanie zacząć na tym stanowisku z bardzo małym doświadczeniem lub edukacją, co jest wielką korzyścią.W większości przypadków młodszy sekretarz zgłosi się do sekretarza na starszym stanowisku i otrzyma liczne zadania w biurze.Może to obejmować odbieranie telefonów, witając klientów, gdy wchodzą, i organizowane pliki.Niektórzy młodsi sekretarze są również odpowiedzialni za sprzątanie w biurze i utrzymanie toalety również w czystości.

Zazwyczaj codzienne obowiązki młodszego sekretarza obracają się wokół upewnienia się, że biuro działało wydajnie i skutecznie.Odpowiedź na telefony i kierowanie dzwoniącymi do właściwej osoby jest często dużą częścią dnia.Młodszy sekretarz może być również odpowiedzialny za odpowiedź na e -mail, a także otrzymywanie i sortowanie poczty fizycznej każdego dnia, aby wysłać ją do właściwego miejsca.Korzystanie z maszyn biurowych do tworzenia kopii, dystrybucji notatek lub komponowania listów jest kolejną ważną częścią pracy, więc osoba na tej pozycji powinna mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne i pisania, a także zrozumienie technologii biurowej.Klienci lub pomaganie im w odpowiadaniu na pytania lub wypełnianiu dokumentów, mogą również być częścią obowiązków zawodowych młodszego sekretarza.Ważne jest, aby być przystojnym i zawsze patrzeć i zachowywać się w profesjonalny sposób.W niektórych biurach Sekretarz może być pierwszą osobą, którą ludzie widzą, gdy przechodzą przez drzwi, więc jest to szczególnie ważne.W rezultacie młodszy sekretarz może być również odpowiedzialny za utrzymanie pojawienia się biura;składanie dokumentów, utrzymywanie schludnych i uporządkowanych oraz utrzymywanie obszarów w czystości.

Niektórzy sekretarze mogą być również odpowiedzialni za utrzymanie materiałów biurowych.Młodszy sekretarz może zostać poproszony na przykład o wykonanie zapasów i złożenie zamówienia na dodatkowe dostawy, ponieważ są one potrzebne.Sekretarze, którzy odnieśli sukces w podstawowych zadaniach, mogą otrzymywać dodatkowe obowiązki, takie jak planowanie i planowanie spotkań lub na przykład przyjmowanie minut spotkania i przygotowywanie raportów.Ogólnie rzecz biorąc, młodsi sekretarze kwalifikują się do promocji, ponieważ zdobywają doświadczenie zawodowe i dodatkowe umiejętności biurowe, dzięki czemu jest to opłacalna ścieżka kariery dla wielu osób zainteresowanych tego rodzaju pracą.