Jaki jest dokument inicjacyjny projektu?

Dokument inicjacji projektu (PID) lub brief projektu jest wykorzystywany w zarządzaniu projektami w celu podkreślenia planu podejścia projektu.Szczegółowe sekcje PID różnią się w zależności od organizacji i metodologii projektu.Zasadniczo każdy z nich obejmuje niektóre kluczowe informacje opisujące projekt, w tym definicję, przypadek, rezultaty, ograniczenia, ryzyko, członków, plan komunikacji, tolerancję projektu i podpisy.

Definicja projektu jest kluczową sekcją w dokumentacji.Opisuje cele, cele projektu i pożądane wyniki, sposób mierzenia każdego i zakres pracy do ukończenia.Dokument inicjacji projektu powinien wyraźnie określić funkcje, które należy uwzględnić i wykluczyć.

Przypadek biznesowy jest niezbędny dla projektu.Ta sekcja musi wyjaśnić wartość, którą projekt ma dostarczyć do organizacji w zamian za koszt.Jeśli projekt nie może zapewnić wystarczających korzyści, aby uzasadnić jego koszty i wysiłek, prawdopodobnie nie zostanie on sfinansowany.

Projektowe dostawy powinny zostać udokumentowane.Dostawy mogą obejmować kod programu lub inne produkty i usługi wynikające z projektu.Mogą również zawierać inne dokumenty, takie jak wymagania biznesowe, plany testów i podręczniki szkoleniowe.

PID powinien wymienić wszelkie ograniczenia przed projektem.Ograniczenia są czynnikami zewnętrznymi, które mogą wpływać na projekt, ale są poza kontrolą kierownika projektu.Należy również udokumentować założenia, takie jak zewnętrzny twórca oprogramowania.Menedżer projektu musi zidentyfikować ryzyko dokumentujące je za pomocą rejestru ryzyka lub dziennika.Ryzyko należy monitorować i zapobiegać lub ograniczać, jeśli to możliwe.Kierownik projektu powinien opracować plany zarządzania tymi, których nie można zapobiec.

Lista personelu i harmonogram są również kluczowymi elementami dokumentu inicjacyjnego projektu.Role i obowiązki powinny być wymienione z każdym członkiem projektu.Sekcja planowania projektu zawiera przegląd harmonogramu dostarczania krytycznych elementów pracy.

Organizacja może zawierać plan komunikacji w PID.Plan ten może obejmować różne spotkania, które odbędzie się z członkami zespołu.Może również udokumentować oczekiwaną komunikację dla kierownictwa i użytkowników końcowych, na które projekt może mieć wpływ. Wiele organizacji ustanawia tolerancje na projekty.Tolerancje dotyczą faktycznej ilości pracy i kosztów poniesionych przez projekt przeciwko planowi.Projekt, który nie działa w ramach dozwolonej wariancji planowanych ram czasowych i budżetu, może podlegać dodatkowemu przeglądowi zarządzania.Informacje te mogą być również zawarte w dokumencie inicjacyjnym projektu.

Większość PID ma obszar podpisów.Kierownicy i menedżerowie muszą zwykle podpisać dokument.Ich podpis wskazuje, że będą wspierać projekt poprzez finansowanie lub poświęcenie pracowników na pracę nad nim.