Co to jest analiza wydatków?

Analiza wydatków jest metodą stosowaną przez firmy do śledzenia, w jaki sposób firma wydawują pieniądze, z ostatecznym celem zmniejszenia wydatków.Informacje o dostawcach, zakupach i zamówieniach są zorganizowane, a następnie analizowane pod kątem wzorców.Ze względu na ogromne ilości informacji większość firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania do przeprowadzania analizy wydatków.

Proces gromadzenia i analizy danych jest trudniejszy niż się wydaje.Aby analiza wydatków była skuteczna, należy wziąć pod uwagę wszystkie aspekty wzorców wydatków firmy.Informacje te są zwykle przechowywane w dyskretnych systemach komputerowych w każdym oddziale firmy.Podziały mogą być oddzielone zarówno dystansem, jak i językiem.Zebranie wszystkich tych danych i zorganizowanie ich w użyteczny format wymaga dużego wydatku czasu i pieniędzy.

Wiele złożoności można usunąć za pomocą oprogramowania w celu ułatwienia analizy wydatków.Pierwsze oprogramowanie do analizy wydatków zostało stworzone na początku 2000 roku.Choć nadal jest bardzo drogie, oprogramowanie usuwa konieczność ludzkiej siły roboczej i tworzy łatwy interfejs do dostępu do uzyskanych informacji.

Oprogramowanie działa poprzez pobieranie danych z istniejących systemów rejestrów.Mogą to być proste arkusze kalkulacyjne, dane magazynowe lub inne źródła.Dane te są następnie oczyszczane, co oznacza, że formatowanie jest znormalizowane, powtórne rekordy są scalone i znaleziono brakujące szczegóły.Oprogramowanie sklasyfikuje następnie dane zgodnie ze standardami branżowymi i standardami określonymi przez firmę.Specjaliści ds. Zamówień mogą następnie uzyskać dostęp do danych do raportów i analizy.

Jednym z ważnych aspektów analizy wydatków jest ocena dostawców.Analiza wydatków może pokazać, którzy dostawcy otrzymują najwięcej pieniędzy od firmy.Firma może wykorzystywać te informacje do targowania się w celu uzyskania lepszych ofert lub do ponownej negocjacji umów.Większość firm preferowała dostawców, dostawców, którzy oferują najlepszą obsługę lub obniżone ceny zakupu luzem.Analiza może ujawnić, że dostawy lub usługi są obecnie kupowane od niepreferowanego dostawcy, można kupić od preferowanego dostawcy za mniej.

Firma może również kupować podobne dostawy lub usługi od kilku dostawców.Jest to znane jako fragmentaryczny towar.Pieniądze można zaoszczędzić, dokonując jednego dużego zakupu od jednego dostawcy, a nie serię małych zakupów od kilku dostawców.

Analiza wydatków pomaga również zidentyfikować wydatki Mavericka.Dzieje się tak, gdy dokonywane są zakupy, które nie są objęte umową.Bez umowy firma jest obciążona pełną ceną, a nie wynegocjowaną ceną określoną przez stałą umowę z preferowanym dostawcą.Ten rodzaj wydatków może z czasem kosztować firmę.