Co to jest pojednanie zapasów?

Uzgodnienie zapasów to proces, w którym firma równoważy swoje zapasy fizyczne z liczbami w swoich księgach księgowych.Dostępne są dwa rodzaje systemów do uzgadniania zapasów.Firmy mogą użyć okresowego lub wiecznego systemu zapasów do przeprowadzenia tej działalności.Jak sugerują nazwy, okresowy system zapasów wymaga pojednania zapasów kilka różnych razy w roku, na przykład co kwartał;Metoda wieczna nie ma tego wymogu, ponieważ roczny zapas jest wystarczający.W każdym systemie konieczna jest fizyczna liczba zapasów do porównania rzeczywistych elementów z raportami księgowymi, aby księgowi mogli w razie potrzeby wprowadzać korekty.

W każdym systemie zapasów proces rozpoczyna się od tych samych wczesnych kroków.Osoba z działu księgowego zazwyczaj wychodzi i liczy wszystkie elementy fizyczne wymienione jako zapasy.Kopia zapasów książek z komputera może pomóc w kierowaniu księgowym podczas liczenia zapasów fizycznych.Wszelkie różnice między zapasami wymienionymi w wydruku komputera a faktycznym zapasem wymagają znaku w raporcie.Wszystkie zapasy wymagają liczenia przed rozpoczęciem procesu uzgadniania.

Po zakończeniu fizycznej liczby księgowych mogą rozpocząć proces uzgadniania zapasów.Proces ten wymaga od księgowego porównania jego fizycznych liczby z pozycjami wymienionymi w systemie księgowym.Wszelkie różnice i wynikające z tego różnice w dolarach muszą mieć wyraźny zapis w raporcie o pojednaniu.Księgowy musi znaleźć przyczynę tych różnic i wyśledzić dowolne krnąbrne zapasy.Na przykład zapasy sprzedawane, ale jeszcze nie zarejestrowane w księdze księgowej może skutkować różnicą zapasów podczas procesu uzgadniania.

Cel leżący u podstaw procesu uzgadniania zapasów jest dwojakie.Po pierwsze, firma zgłasza dokładniejsze dane dotyczące sprawozdania finansowego, zarówno rachunku zysków i strat, jak i bilansu.Właściwe oświadczenia księgowe i raporty odzwierciedlają prawdziwą wartość Spółki i pozwalają zainteresowanym stronom na lepsze osądy.Po drugie, dokładne saldo zapasów może zapobiec przepłacaniu podatków.Agencje rządowe mogą pobierać podatki od niesprzedanych zapasów pod koniec każdego roku;Zbyt dużo zapasów na koniec roku zwiększa te podatki.

Pojednanie zapasów może pomóc firmie udowodnić, że ma odpowiednie kontrole wewnętrzne.Kradzież, zepsucie i uszkodzone zapasy mogą znacznie zwiększyć koszty prowadzenia działalności firmy.Brak właściwego kontrolowania kosztów związanych z zapasami może szybko spożywać zyski firmy.Audytorzy często patrzą na kontrole wewnętrzne w ramach zewnętrznego procesu przeglądu firmy.Narodowe standardy rachunkowości mogą również wymagać zgodności z procedurami uzgadniania zapasów dla niektórych rodzajów firm.