Co to jest dematerializacja?

Znany również jako Demat, dematerializacja to proces, który odsuwa się od użycia dokumentacji fizycznej w celu utrzymania dokumentacji finansowej.Zamiast tego dematerializacja wykorzystuje narzędzia elektronicznego prowadzenia rekordów w celu śledzenia wszystkich rodzajów transakcji finansowych.Zakres dokumentów, które można skutecznie zarządzać za pomocą aplikacji, obejmuje prawie wszystko, od podstawowych rekordów rachunkowości po certyfikaty magazynowe.

Jedną z głównych zalet tego podejścia do elektronicznego księgowości jest to, że potrzeba fizycznego przechowywania kopii bilansów i innych dokumentów księgowych już nie istnieje.Dzięki technologii skanowania możliwe jest nawet wykonanie elektronicznych kopii dokumentów wsparcia, które zawierają referencje dla elementów linii w elektronicznych rekordach księgowych.Wszystko można z łatwością umieścić na dysku twardym lub serwerze.Aby strzec przed stratą lub uszkodzeniem, pliki kopii zapasowych można łatwo wykonać i przechowywać poza miejscem.

Wraz z podstawowymi zapisami rachunkowości dematerializacja umożliwia również pozyskanie potrzeby fizycznych certyfikatów magazynowych.Elektroniczne kopie zapasów można zarchiwizować w celu łatwego wyszukiwania.W przypadku, gdy akcjonariusz szybko potrzebuje kopii zapasów, można uzyskać do nich dostęp i przesyłać metodami elektronicznymi, takimi jak wiadomość e -mail lub chroniona transmisja FTP.

Dematerializacja umożliwia również upoważnionym osobom pracę z tymi samymi dokumentami w tym samym czasie.Dzięki fizycznym metodom księgowości często trudno jest dwóm osobom pracować nad książkami jednocześnie.Gdy proces rachunkowości jest całkowicie elektroniczny, kilka osób może jednocześnie wykonywać różne funkcje.Zespół może tworzyć nowe faktury, płatności po przeszłości i przygotować szeroki zakres raportów jednocześnie.

Nie ma wątpliwości, że proces dematerializacji może przynieść korzyści użytkownikom na kilka sposobów.Otrzymanie rekordów wymaga znacznie mniej miejsca, można uzyskać z łatwością dostęp z odległych lokalizacji i umożliwia wielu użytkownikom dostępu do książek księgowych jednocześnie.Obecnie istnieją opłacalne, a także bezpłatne pakiety oprogramowania rachunkowości i rekordu finansowego, które mogą pomóc każdej firmie lub organizacji w osiągnięciu pełnego statusu dematerializacji.W przypadku oprogramowania księgowego istnieją również produkty online, które pozwalają osobom lub firmie na ustanowienie zestawu wirtualnych książek.Bezpiecznie załadowane na serwerach produktu, upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp i pracować z rekordami z dowolnego miejsca z aktywnym połączeniem internetowym.