Co to jest biuro elektroniczne?

Znany również jako e-gimnazjum, biuro elektroniczne to termin, który odnosi się do każdego środowiska biurowego, które wykorzystają technologię komputerową do działania.Termin został po raz pierwszy wymyślony w połowie XX wieku i zaczął się powszechnie stosować w dekadzie lat 80. XX wieku, ponieważ więcej środowisk biurowych wydawanych z metodami ręcznymi i zaczęło polegać bardziej na połączeniu komputerów stacjonarnych, komputerów mainframe i serwerówZarządzać wieloma zadaniami związanymi z pracą.Obecnie biuro elektroniczne jest częściej zrównoważone z biurem wirtualnym, które obejmuje korzystanie z technologii bezprzewodowej, aby umożliwić ludziom pracę z praktycznie w dowolnym miejscu z odpowiednim typem laptopa lub notebooka oraz niezawodne połączenie bezprzewodowe.

Jedną z głównych korzyści biura elektronicznego jest możliwość mniej polegania na dokumentach kopiowania w celu zarządzania różnymi zadaniami biznesowymi.Na przykład profesjonalista rachunkowości lub fakturowania byłby w stanie znacznie zmniejszyć korzystanie z tradycyjnych książek rachunkowości zagranicznych, wykorzystując oprogramowanie księgowe z zamówieniami rachunkowymi, tworzenie faktur, a nawet na płatności otrzymane na zaległe faktury.W podobny sposób sprzedawca może skorzystać z korzystania z biura elektronicznego, wykorzystując bazę danych sprzedaży, zamiast utrzymywać papierowe pliki na każdym potencjalnym klienta i kliencie.Elektroniczne środowisko biurowe zapewnia również wyższy poziom bezpieczeństwa.Użytkownicy mogą chronić hasła do różnych dokumentów, ograniczyć dostęp do baz danych za pomocą kod pasów, a nawet zablokować dostęp do plików umieszczonych w pewnym zdalnym rozwiązaniu do przechowywania danych poprzez szyfrowanie dostępu w jakiś sposób.Chociaż nie jest to niezawodne, ten poziom bezpieczeństwa jest zwykle uważany za poprawę w stosunku do zamkniętych szaf, sejfów i sklepień, które były powszechnie stosowane przed nadejściem komputera stacjonarnego.

Chociaż biuro elektroniczne nie wyeliminowało wykorzystania papieru w środowisku biznesowym, odpowiedzialne korzystanie z programów i sieci firm znacznie zmniejsza potrzebę utrzymywania dokumentów kopiowania.Ponieważ dokumenty mogą być wydrukowane, gdy i w razie potrzeby przestrzeń wymagana do skonfigurowania biura elektronicznego jest znacznie mniejsza, co jest szczególnie ważne, gdy przestrzeń jest najwyższej jakości.W niektórych branżach korzystanie z biura wirtualnego umożliwiło umożliwienie pracownikom pracy zdalnej, a nie w centralnej lokalizacji, co może znacznie obniżyć koszty operacyjne.