Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące planowania konferencji?

Planowanie konferencji biznesowej nie jest czymś, co dzieje się z dnia na dzień.Są miejsca do rezerwacji, sponsorów do zebrania i mówców do zaangażowania się.Istnieje również niewiele szczegółów, takich jak uczestnicy pozostania w mieście, jakie posiłki są dostarczane, oraz świat innych spraw, które należy rozwiązać, jeśli konferencja ma odnieść sukces.Jeśli masz zamiar zaangażować się w planowanie konferencji, oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać.

Po pierwsze, nigdy nie zakładaj, że możesz samodzielnie poradzić sobie ze wszystkimi szczegółami.W rzeczywistości jest wysoce prawdopodobne, że nie będziesz w stanie stworzyć pełnej listy wszystkiego, co musi zostać ułożone bez żadnej pomocy.Z tego powodu twoim pierwszym zadaniem jako planisty konferencji powinno być zebranie komitetu planowania.Zwykle grupa od pięciu do sześciu osób wystarczy, aby zorganizować doroczną konferencję dla dowolnego miejsca od stu do pięciuset uczestników.Komitet jako całość jest znacznie bardziej skłonny do objęcia wszystkich baz i umożliwia z dużym wyprzedzeniem zająć się każdym kluczowym aspektem spotkania.

Oprócz przygotowania komitetu, niezwykle ważne jest, aby jak najszybciej zacząć przygotowywać się.Naprawdę nie ma znaczenia, czy konferencja biznesowa jest za osiem miesięcy.Eksperci z planowania konferencji często rozpoczynają prace nad nadchodzącym wydarzeniem od dziesięciu do jedenastu miesięcy wcześniej.Na korzyść będziesz mieć więcej czasu na porównanie cen w różnych miejscach konferencji, zbadanie i negocjowanie lepszych stawek hotelowych dla uczestników, a także będziesz mieć więcej czasu na znalezienie odpowiednich mówców na wydarzenie.

Upewnij się, że każdy członek komitetu ma określone zadania do wykonania.Każde zadanie powinno zostać ustalone priorytetem i ustalono datę dostawy.Planowanie konferencji często obejmuje organizowanie zadań w logicznej sekwencji, aby elementy działania, które należy wykonać przed rozwiązaniem innych elementów, zostały zakończone na czas.Z każdym członkiem komitetu odpowiedzialnego za określony zestaw pozycji do wykonania przed następnym spotkaniem, istnieje mniejsze szanse na przytłoczenie zadań jako dat podejścia do zdarzenia.

Zawsze otrzymuj zobowiązania na piśmie.W hotelu chcesz pisemną weryfikację, że Twoi uczestnicy otrzymają określoną stawkę dzienną podczas uczestnictwa w wydarzeniu.Udokumentowane i szczegółowe informacje na temat tego, co hotel zapewni na drodze do sal konferencyjnych i salach montażowych do przemówień, kolacji i zajęć oferowanych podczas konferencji.To samo dotyczy wszelkich specjalnych stawek powietrznych lub kolejowych, które zabezpieczasz dla uczestników.Daje to nie tylko spokój ducha, ale także znacznie ułatwia przegląd postępów poczynionych na każdym spotkaniach komitetu planowania i utrzymanie dokładnego obrazu tego, co pozostaje do zrobienia.

Przedstawić wystawcom wydarzenia szczegółowe instrukcje i wytyczne z wyprzedzeniem.Przygotuj prosty schemat, który wskazuje, gdzie każde stoisko wystawowe można ustawić na konferencji lub hali wystawowej, a także informację o tym, gdzie wysłać materiały stoiskowe z wyprzedzeniem i gdzie je odebrać w dniu, w którym przybyli, aby założyć wystawę.To uratuje wszystkich, w tym Komitet Planowania Konferencji, wiele problemów z przeddzień wydarzenia.

Ostatnią wskazówką związaną z planowaniem konferencji jest oczekiwanie nieoczekiwanego.Bez względu na to, jak dokładnie zaplanuje wydarzenie Twoje komitet, zawsze będzie pewna czkawka.Mówca zachoruje i będzie musiał się wycofać, bo hotel przypadkowo przepełni jedną z pokoi bankietowych.Skorzystaj z zbiorowego doświadczenia komitetu, aby zidentyfikować niektóre z najczęstszych problemów w ostatniej chwili, które mogłyby się pojawić, i z góry zdecyduj, jak skutecznie się z nimi poradzić.

Gdy planowanie konferencji jest wykonywane skutecznie, organizacji stosunkowo łatwo jest organizować konferencję i równie łatwe dla zainteresowanych stron uczestniczyć w konferencji.Twój cel jest naprawdę dwojakiD w naturze.Chcesz, aby przepływ konferencji był tak jak to możliwe.Jednocześnie chcesz również upewnić się, że wszelkie nieprzewidziane problemy można rozwiązać szybko i skutecznie.Planując z wyprzedzeniem, przekazując zadania do zdolnego komitetu i przetwarzanie elementów działań w logiczny sposób, z pewnością zapewnisz proces planowania konferencji i ostatecznie bardzo skutecznie.