Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące retencji rejestrów biznesowych?

Firmy duże i małe firmy często stoją przed wyzwaniem związanym z utrzymaniem zorganizowanego systemu retencji rejestrów biznesowych.Zasadniczo dokumenty biznesowe są utrzymywane zgodnie z warunkami lokalnymi lub regionalnymi.Znajomość wymagań dotyczących zachowania i jak długo jest uważana za kluczowe dla posiadania odpowiedniego systemu rekordów.

Rozmiar firmy zwykle określa głębokość systemu retencji rejestrów biznesowych.Niektóre dokumenty biznesowe, które są przechowywane, obejmują dokumenty podatkowe i akta personalne.Dokumenty finansowe ogólnie utrzymywane przez firmę to wydatki operacyjne, zakupy kapitałowe, wpływy sprzedaży i aktywa nieruchomości.

Firma powinna zweryfikować wymogi dotyczące rejestracji w aktach biznesowych, które mają zastosowanie w jurysdykcji regulującej branżę firmy.Wymagania w Stanach Zjednoczonych dotyczących rejestracji rejestrów biznesowych związanych z podatkami jest przechowywanie dokumentów biznesowych przez co najmniej trzy lata.Niektóre wymogi dotyczące przychodów mogą wymagać prowadzenia dokumentacji finansowej nawet po upływie zalecanego czasu.

Dokumenty personelu są zwykle przechowywane przez co najmniej cztery lata.Te i inne zapisy są przechowywane w bezpiecznym miejscu, szczególnie te, które zawierają prywatne informacje o przeszłości i obecnych pracownikach.Pełne zapisy dotyczące wniosku i zapłaty podatków płacowych są zwykle utrzymywane.

W większości przypadków dokumentacja finansowa jest przechowywana przez co najmniej siedem lat.Oświadczenia instytucji finansowych, list zapasów i rocznych dochodów to niektóre rodzaje dokumentów, które można uwzględnić.Prowadzenie dobrej dokumentacji finansowej może zminimalizować ekspozycję firmy w sprawach prawnych.

Firmy mogą również stwierdzić, że korzystne jest usunięcie starych lub nieistotnych dokumentów biznesowych.Polityka systemu przechowywania rejestrów biznesowych może pomóc w usprawnieniu procesu i zapewnienia, że wszyscy pracownicy przestrzegają tych samych praktyk.Jest to ogólnie ciągła część procesu prowadzenia odpowiednich dokumentacji biznesowej.

Zwykle dobrym pomysłem jest posiadanie odpowiedniego miejsca do przechowywania, jeśli dokumenty biznesowe są przechowywane na miejscu.Ogólną praktyką jest również prowadzenie elektronicznego pliku dokumentacji biznesowej.W ten sposób odpowiednie dokumenty są nadal dostępne, a firma może uniknąć zamknięcia na wypadek, gdyby pożar lub inna katastrofa zniszczy papierowe dokumenty biznesowe.

Większość firm może zdecydować się na korzystanie z firmy zarządzającej przechowywaniem rekordów.Ma to potencjał uwalniania czasu organizacji na skupienie się na kwestiach związanych z biznesem, a nie na zarządzaniu retencją dokumentacji biznesowej.Wszelkie możliwe obawy związane z outsourcingiem systemu retencji dokumentacji biznesowej mogą zostać zmniejszone.Renomowana firma ogólnie określa swoje funkcje bezpieczeństwa i praktyki utrzymywania dokumentów biznesowych.