Jak utworzyć zasady przechowywania e -maili?

Aby utworzyć zasadę retencji e -maila, najpierw musisz określić powód, dla którego piszesz politykę mdash;Aby spełnić wymogi prawne, zachować dowód dokumentów biznesowych lub zapewnić, że ważne informacje nie zostaną utracone.Dokument powinien również wyjaśnić, którzy pracownicy wpływają polityka i które rodzaje wiadomości e -mail są zawarte.Musisz również zdecydować, jak długo powinny być przechowywane e -maile;Możesz być prawnie zobowiązany do zatrzymania niektórych wiadomości e -mail przez określony czas.Przypisanie pracownikowi, aby był odpowiedzialny za monitorowanie polisy, może pomóc w odpowiednim egzekwowaniu polityki.

Polityka zatrzymania wiadomości e -mail jest pisemną procedurą, w jaki sposób firma chce, aby jej pracownicy obsługiwali komunikację e -mail.Zasady przechowywania e -maili zazwyczaj wskazują, że e -maile pracownicy powinni zachować, jak długo i jak przechowywać e -maile.W wielu jurysdykcjach istnieją wymogi prawne dotyczące tego, jak długo komunikacja firmy i mdash;w tym e -maile i mdash;Należy zachować, więc ważna jest postrzeganie jasnej zasady zatrzymywania wiadomości e -mail.

Podczas pisania polityki wyjaśnij, którzy pracownicy w firmie zasady zatrzymywania wiadomości e -mail obejmują.W zależności od celu wdrożenia polityki przede wszystkim może ona nie dotyczyć wszystkich w Twojej organizacji.Na przykład pracownicy magazynu, którzy nie zajmują się korespondencją elektroniczną, mogą nie być zobowiązani do przestrzegania polityki.Z drugiej strony przedstawiciele obsługi klienta mogą być zobowiązani do przechowywania większości swoich e -maili.

Opisz, które rodzaje korespondencji e -mail są zgodne z zarządzaniem zasadą zatrzymania wiadomości e -mail.Na przykład niektóre firmy piszą zasady przechowywania e -maili dotyczących e -maili dotyczących spraw administracyjnych, fiskalnych, ogólnych i efemerycznych.Polityka Twojej firmy może dotyczyć w szczególności wiadomości e -mail dotyczących spraw, które mają wymogi prawne.Niezależnie od tego, jakie e -maile wybierzesz na podstawie zasad, upewnij się, że jesteś jasny i zwięzły w tym temacie.

Polityka powinna również opisać, jak długo powinny być zachowane e -maile i jak pracownicy powinni zachować e -maile.W przypadku zgodności z rekordem możesz być prawnie zobowiązany do zachowania korespondencji klienta przez okres pięciu lat.Oprócz tego, że jest przechowywane w archiwum e -mail na twoim serwerze, prawo może również wymagać wydrukowania wiadomości e -mail i zatrzymania papierowej kopii w pliku klientów.Niezależnie od procedury zachowania tych zapisów upewnij się, że szczegółowo je przeliterujesz, pisząc zasadę zatrzymania wiadomości e -mail.

Dobra zasada zatrzymywania wiadomości e -mail powinna obejmować dział lub tytuł pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie wymagań.Twoja firma może mieć dział przepisów lub pracownik odpowiedzialny za upewnienie się, że procesy firmy są zgodne z prawem.Może to być osoba fizyczna, która ma być odpowiedzialna za monitorowanie i egzekwowanie zasad zatrzymywania wiadomości e -mail.Wyraźnie stanowi, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie polityką, aby pracownicy wiedzieli, do kogo się zwrócić, jeśli mają pytania lub problemy.

Po utworzeniu zasady, jednym z najważniejszych kroków jest jej rozpowszechnianie.Polityki nie można przestrzegać, jeśli pracownicy, którzy muszą ją wdrożyć, nie wiedzą, że istnieje.Możesz również zorganizować spotkanie lub sesję szkoleniową również dla dotkniętych pracowników.Zapewnia to, że otrzymują informacje, których potrzebują, aby przestrzegać zasad zatrzymywania wiadomości e -mail.