Jak wybrać najlepszy system zamówień?

System zamówienia zakupu jest sekwencją kroków, przez które jednostka musi przejść, aby poprosić o przejęcie towarów i usług do użytku firmy.Systemy te zapewniają szlak audytu do śledzenia przemieszczania zasobów finansowych firmy.W środowisku biznesowym istnieje wiele systemów.Większość z nich koncentruje się na systemie księgowym i wewnętrznym dokumentów firmy.Wybór najlepszego systemu zamówień wymaga rozważenia szeregu czynników związanych z systemami biznesowymi firmy.

Właściciele firm i menedżerowie powinni zdecydować, czy chcą skorzystać z systemu ręcznego lub zautomatyzowanego zamówienia zakupu.Systemy ręczne zwykle obejmują użycie papierowego notebooka zawierającego kolejne zlecenia zakupowe.Pracownik wypełni formularz, który zazwyczaj wymaga dostawcy, ceny, ilości, opisu i kodu rachunkowego, przed złożeniem go do zatwierdzenia.Dokumenty te zwykle zawierają kopię węgla przechowywaną w pliku.Zautomatyzowany system działa podobnie, z wyjątkiem tego, że pracownicy będą korzystać z oprogramowania biznesowego lub księgowego i wypełnią dokument elektronicznego zamówienia zakupu.

Liczba zamówień zakupu, które firma wygeneruje za pośrednictwem normalnych operacji, będzie odgrywać dużą rolę przy wyborze zamówienia zakupusystem.Korzystanie z systemu ręcznego może stać się żmudne i skutkować utraconym dokumentem, powodując, że pracownicy odtwarzają zamówienie zakupu.Ponadto firmy muszą zazwyczaj przechowywać te dokumenty przez kilka lat, w zależności od obowiązujących przepisów federalnych lub stanowych.Zautomatyzowany system zamówień zakupowych może złagodzić niektóre z tych problemów, chociaż nauka i korzystanie z wersji skomputeryzowanej może zająć więcej szkoleń. INNE Czynniki do rozważenia przy wyborze systemu zamówień zakupu to liczba pracowników korzystających z zamówień zakupu i lokalizację firmyBiuro zakupowe.Umożliwienie wielu pracownikom dostępu i utworzenia zamówień zakupowych może wymagać od firm posiadania więcej dokumentów papierowych lub więcej nazw użytkowników w celu uzyskania dostępu do modułu zamówienia.Duże organizacje często mają dział zakupów lub menedżer ds. Zamówień do obsługi zamówienia przy składaniu zamówień.Zamówienie wielu osób w zamówieniach może stworzyć przepełnienie informacji w dziale zakupów.Firmy mogą potrzebować ograniczenia dostępu do systemu zamówień zakupu, aby uniknąć tego problemu.

Firmy będą musiały również rozważyć, w jaki sposób zamówienia zakupu napływają do działu księgowego.Osoby z działu rachunkowości muszą być w stanie łatwo uzyskać dostęp do systemu w celu przeglądu zamówień zakupu przed opłaceniem rachunków.Audytorzy będą również potrzebować dostępu, aby ustalić, w jaki sposób informacje przepływają przez firmę.Niemożność śledzenia zamówienia zakupu na każdym etapie systemu może spowodować zmiany w dokumencie, który zagrozi znacznej części procesu zarządzania gotówką firmy.