Jak wybrać najlepszy system płac?

Wybór odpowiedniego systemu płac dla Twojej firmy jest nieco bardziej skomplikowany niż wiele osób zdaje sobie sprawę.W zależności od tego, dokąd opiera się Twoja firma, istnieje potrzeba przestrzegania określonych przepisów rządowych, które odnoszą się do prowadzenia dokumentacji, a także zarządzania obliczaniem płac i wstrzymaniem podatków w sposób zgodny z tymi przepisami.Istnieją również inne funkcje, które mogą być pomocne w systemie płac oraz poziomu usług i wsparcia, które zapewnia Twoim pracownikom.

Rozmiar Twojej firmy jest często kluczowym czynnikiem, jeśli chodzi o wybór najlepszego systemu płac.Obecnie istnieją pakiety oprogramowania typu open source, które są zaprojektowane specjalnie do użytku przez mniejsze firmy, z niektórymi z tych pakietów, w tym podstawowe oprogramowanie płac.Takie pakiety są idealne dla kogoś, kto zatrudnia tylko kilka osób, i potrzebuje podstawowej pomocy w obliczaniu podstawowych wynagrodzeń, nadgodzin i utrzymywaniu dni osobistych, chorych i urlopowych ze względną łatwością.Większość tych pakietów open source może również współpracować z agencjami przychodów na poziomie krajowym i państwowym, co ułatwia nadążanie za wszelkimi zmianami podatkowymi, które wpływają na potrącenie lub obliczenie podatków od działalności gospodarczej.

W sytuacjach, w których system zarządzania płacami powinien zapewnić więcej niż podstaw, dobrym pomysłem jest ustalenie, jakie dodatkowe funkcje byłyby pomocne.Na przykład możesz chcieć systemu płac, który ma możliwość drukowania czeków płac, a może nawet zarządzania opcją bezpośredniego depozytów, jeśli oferujesz tę usługę swoim pracownikom.Kolejną zaletą bardziej zaawansowanego systemu jest możliwość automatycznego przygotowywania formularzy przychodów co miesiąc, które można wydrukować i wysłać pocztą do stanowych i krajowych agencji dochodów.Tego rodzaju system płac może zminimalizować liczbę godzin potrzebnych do zarządzania tymi funkcjami, umożliwiając przekierowanie tych zasobów na inne aspekty firmy.

Niezależnie od tego, czy jest pożądany podstawowy lub bardziej kompleksowy system płac, istnieje kilka podstawowych aspektów, które zawsze należy wziąć pod uwagę.Jednym z tych aspektów jest bezpieczeństwo.System musi być dostępny z protokołami, które umożliwiają ograniczenie dostępu do danych płac.Niektóre systemy przyjmują tak zwane podejście do kawiarni, ponieważ każdy upoważniony użytkownik ma szczególne prawa dostępu do konkretnych informacji zawartych w bazie danych płac, ale nie do innych rodzajów danych znalezionych w systemie.Oprócz bezpieczeństwa codziennego, najlepsze rozwiązania systemowe płac będą dostępne również dostępne opcje odzyskiwania danych, które mogą się przydać w przypadku katastrofy lub uszkodzenia głównej bazy danych.

Najlepsze opcje systemu płac będą również nieco elastyczne, ponieważ dodanie pracowników lub przestawianie istniejących pracowników w nowe grupy departamentów jest łatwo zarządzane.Jeśli dany system prawdopodobnie zostanie wyleczony za rok lub dwa, prawdopodobnie nie jest to warte czasu ani pieniędzy.Idź z czymś, czego możesz użyć w perspektywie długoterminowej, nawet jeśli Twoja firma rośnie według skoków i granic.

Pamiętaj, że zawsze możesz zdecydować się na zlecenie listy płac, co eliminuje potrzebę utrzymania systemu płac w domu.Jeśli jest to opłacalna opcja, upewnij się, że usługa przygotuje wszystkie niezbędne formularze, rutynowo aktualizuje swoje formuły, aby odzwierciedlić bieżące podatki i przepisy dotyczące wstrzymania, i jest w stanie umożliwić dostęp do rekordów płac, gdy tylko ich potrzebujesz.Dzisiaj jest wielu partnerów, którzy świadczą tego rodzaju usługi według stawek, które jeszcze mniejsze firmy uznają za atrakcyjne.